[사용설명서] 기업의 AI 고민 해결사 ‘가비아 하이웍스 AI채팅’

통합관리로 AI 보안· 권한관리 해결…사내 데이터·AI 모델·업무 자동화 통합, 노트북·예약 작업으로 AI 활용도 높여

구글 검색 선호 출처로 추가

강동식 기자

lavita@datanews.co.kr | 2026.07.29 07:13:36

▲하이웍스 AI채팅는 대시보드를 통해 팀별, 사용자별 AI 활용 현황을 파악하고 관리할 수 있다. / 자료=가비아

생성형 인공지능(AI)이 빠르게 확산되고 있지만, 기업의 AI 도입은 여전히 ‘어떻게 쓸 것인가’에서 막히는 경우가 많다. 성능 좋은 AI 모델을 도입해도 직원들이 업무에 얼마나 활용하는지 알기 어렵고, 회사 내부 데이터에 접근할 때 보안과 권한 문제도 해결해야 한다.

가비아가 내놓은 기업용 AI 어시스턴트 ‘하이웍스 AI채팅’은 이같은 기업의 고민을 ‘통합관리형 AI 솔루션’으로 풀어낸 제품이다.

AI채팅은 GPT, 제미나이, 클로드 등 여러 AI 모델을 하나의 서비스에서 활용하면서 하이웍스의 이메일, 드라이브, 전자결재, 게시판, 업무관리, 캘린더 등 기업 업무 데이터와 연결할 수 있다. 사용자가 자연어로 원하는 업무를 요청하면, AI가 필요한 데이터를 찾아 정리하거나 업무 처리로 이어간다.

가비아가 강조하는 AI채팅의 차별점 중 하나는 AI가 기업의 데이터 거버넌스를 그대로 따른다는 점이다. 직원이 AI를 이용할 때 본인에게 허용된 데이터에만 접근할 수 있게 설계해 기업이 AI를 도입하면서 고민하는 보안과 권한 관리 문제를 해결하도록 했다.

나만의 비서 ‘노트북’으로 AI 활용도 ‘업’

AI채팅의 활용법을 가장 잘 보여주는 기능은 ‘노트북’이다. 실제로 가장 많이 쓰이고 반응도 가장 좋다는 게 가비아 관계자의 말이다.

기업은 업무 규정, 매뉴얼, 제안서, 계약서, 기술자료 등 조직에서 반복적으로 사용하는 정보를 노트북의 지식 기반으로 연결할 수 있다. 노트북은 특정 역할을 수행하거나 지정된 데이터에만 접근하도록 구성할 수 있는 일종의 AI 에이전트 앱으로, 다양한 직무에서 전담 비서처럼 활용되고 있다.

▲하이웍스 AI채팅의 노트북은 업무규정, 매뉴얼, 문서 양식 등을 학습해 답변을 제공한다. / 자료=가비아

가비아는 노트북 기능 활용법의 하나로 ‘온보딩 시스템 대행’을 소개했다. 신규 입사자가 알아야 할 사규와 사내 정보를 하이웍스 드라이브의 특정 폴더에 모아두고 이를 노트북과 연결하면, 신입사원이 채팅으로 궁금한 내용을 물어보고 스스로 답을 찾을 수 있다.

사규가 변경돼도 관리자가 드라이브의 파일만 수정하거나 새 파일을 올리면 노트북에도 최신 내용이 반영된다. 인사담당자가 매번 교육자료를 다시 만들거나 반복적으로 같은 질문에 답해야 하는 부담을 줄어든다.

가비아는 AI채팅을 처음 도입하는 기업에게 ‘예약 작업’ 기능을 추천했다.

일반적으로 직원들은 AI를 반복 업무나 사내 지식 검색에 활용한다. 예약 작업은 여기서 한 단계 더 나아가 반복되는 업무 자체를 자동화하는 기능이다.

예를 들어 팀 리더에게 하루에도 수십 통씩 쌓이는 참조(CC) 이메일을 AI가 자동으로 분류하도록 설정할 수 있다. AI는 내용을 분석해 사용자가 확인해야 할 내용만 추려 요약 리포트를 만들고, 이를 매일 아침 이메일로 자동 발송한다.

사용자는 수십 통의 이메일을 직접 열어보는 대신 AI가 정리한 보고서를 보고 중요한 내용만 판단하면 된다. 반복 주기를 원하는 시점에 맞게 설정할 수 있고, 자동 승인 기능을 이용하면 별도 승인 없이 이메일 발송까지 자동화할 수 있다.

이 기능을 응용하면 주간 경쟁사 동향이나 산업 트렌드 리포트를 자동으로 보고받을 수도 있다.

결국 AI채팅의 활용 포인트는 ‘AI에게 일을 시키는 것’에서 ‘AI가 정해진 시간에 일을 해놓도록 만드는 것’으로 확장하는 데 있다.

▲하이웍스 AI채팅은 사이드 패널 형태의 AI채팅이 현재 보고 있는 이메일 화면을 인식해 관련 질문에 실시간으로 답변할 수 있다. / 자료=가비아

750만 개 사내 파일 검색도 1분이면 끝

AI채팅을 적극적으로 활용하면 업무 흐름 자체가 달라질 수 있다.

가비아가 소개한 건설 엔지니어링 고객 사례가 이를 잘 보여준다. 이 회사는 매일 나라장터에 올라오는 발주공고를 검토하는 데 상당한 시간을 투입했다. 공고문 하나가 수십 페이지에 달해 담당자가 직접 문서를 열어 입찰 방식, 과업 기간, 회사 전문 분야와의 적합성, 제출 기한 등을 확인하고 정리해야 했다. 공고 하나를 검토하는 데 30분이 걸렸다.

AI채팅을 도입한 뒤에는 이 과정을 AI가 맡았다.

퇴근 후 수집된 공고문을 AI가 자동으로 분석하고, 담당자가 다음날 출근하면 핵심 정보가 정리된 결과를 확인할 수 있게 했다. 담당자는 수많은 문서를 처음부터 읽는 대신 정리된 리스트를 보고 ‘우리가 참여할 만한 사업인가’를 판단하는 데 집중한다.

실제 수천 건의 공고문을 대상으로 검증한 결과, 분류 정확도가 96%로 나타났다.

입찰 참여를 결정한 뒤에도 AI 활용은 이어진다. 제안서를 준비하면서 노트북에 “예전에 진행했던 비슷한 프로젝트 자료를 찾아줘”라고 요청하면 수십 년간 축적된 사내 문서에서 관련 자료를 찾아준다. 기술제안서 제출 기한 같은 주요 일정도 자동으로 확인할 수 있다.

사람이 하던 ‘읽고, 찾고, 옮기는 일’을 AI가 담당하고, 담당자는 ‘판단하고 결정하는 일’에 집중하는 구조다.

▲하이웍스 AI채팅은 메일, 전자결재, 일정 등 그룹웨어 데이터를 AI와 연결해 조회하고 실행할 수 있다. / 자료=가비아

AI채팅의 효과는 업무자료 검색에서도 확인된다.

한 고객사는 사내 NAS에 축적된 750만 개 파일을 AI채팅 노트북과 연결했다. 30년 가까이 쌓인 업무자료에서 새로운 프로젝트에 필요한 과거 자료를 찾는 데 상당한 시간이 들었기 때문이다.

가비아는 파일 데이터 전체를 ERP의 프로젝트 데이터와 연계해 노트북에서 검색할 수 있도록 구성했다.

이제 직원은 정확한 파일명을 기억하지 않아도 된다. 헷갈리는 프로젝트명이나 대략적인 진행 기간을 자연어로 입력하면 AI가 관련성이 높은 업무문서를 찾아준다.

그 결과 자료 탐색에 걸리는 시간이 건당 20~30분에서 1분 미만으로 줄었다.

기업 내 AI 활용 현황 통합 관리한다

AI채팅은 GPT, 제미나이, 클로드 등 주요 AI 모델을 하나의 서비스에서 제공한다.

기업 입장에서는 팀과 직무에 따라 필요한 AI 모델을 선택할 수 있고, 각각 별도의 계약과 라이선스를 관리해야 하는 부담을 줄일 수 있다. 새로운 AI 모델이 등장해도 특정 모델에 종속되지 않고 다양한 AI의 장점을 업무에 맞춰 활용할 수 있다.

▲하이웍스 AI채팅은 GPT, 제미나이, 클로드 등 주요 AI 모델을 하나의 서비스에서 제공한다. / 자료=가비아

가비아가 AI채팅을 개발한 배경에도 기업의 이런 고민이 있었다. 200개 이상의 IT·AX 담당 조직을 만나며냐서 기업들이 AI 도입 비용 대비 효과를 검증하기 어렵고, 팀별로 원하는 AI가 다르며, 특정 AI 모델에 종속되면 변화에 대응하기 어렵다는 문제를 확인했다고 한다.

이에 따라 AI채팅을 단순한 AI 서비스가 아니라 AI 활용 현황을 파악하고 관리할 수 있는 AI 솔루션으로 설계했다. 임직원·팀별 사용량을 확인할 수 있는 관리자 대시보드를 제공해 기업이 AI 활용도를 측정하고 교육이나 활용 전략을 세울 수 있도록 했다.

기업이 AI를 업무에 적극적으로 활용할수록 보안 문제는 더 중요해진다. 가비아에 따르면, AI채팅은 세 가지 차원에서 기업 데이터를 보호한다.

우선 입력 데이터를 AI 모델 학습에 활용하지 않는 모델을 선별해 제공한다. 어떤 AI 모델을 선택해도 회사 데이터가 모델 학습에 사용되지 않도록 했다.

데이터 접근도 기존 하이웍스의 권한 체계를 따른다. 직원이 AI를 통해 팀장만 볼 수 있는 문서에 접근하는 것을 막고, 각 사용자에게 허용된 데이터만 활용하도록 설계했다.

대화 내역은 가비아 인프라에 저장되며, 허용된 네트워크에서만 서비스에 접근할 수 있도록 IP 접근 제한도 적용했다. 보안 요구 수준이 높은 고객을 위해서는 고객사 폐쇄망 내부에 AI채팅을 직접 설치하는 구축형 방식도 지원한다.

AI 에이전트 업무 시대 연다

가비아가 그리는 AI채팅의 다음 단계는 하이웍스 전체를 AI 에이전트가 다루는 환경이다.

현재가 AI채팅이 하이웍스에 축적된 데이터를 연결해 활용하는 단계라면, 앞으로는 AI 에이전트가 하이웍스의 기능을 직접 활용해 실제 업무를 수행하는 단계로 발전시킬 생각이다.

다만 에이전트의 자율성이 높아질수록 보안과 권한 관리의 중요성도 커진다. 가비아는 기능 확장과 함께 세부 보안 설정과 데이터 거버넌스 기반 접근 관리를 훨씬 더 촘촘하게 설계할 예정이다. 이를 통해 보안 우려와 이슈를 완벽하게 통제하는 환경에서 사람이 더 중요한 일에 집중하는 업무 구조를 만드는 것이 가비아의 목표다.

강동식 기자 lavita@datanews.co.kr