지난 2월 23일, ERP(전사적 자원관리· Enterprise Resource Planning) 솔루션을 기반으로 한 새로운 대학운영시스템 ‘POVIS(POSTECH Vision Information System)’ 가동에 들어간 포스텍(포항공과대학교·POSTECH)이 대학의 모든 행정업무에서 비약적인 혁신을 거둔 것으로 나타났다.
포스텍이 POVIS 도입 6개월을 맞아 각 행정업무별로 프로세스 혁신과 ERP 도입에 따른 성과를 분석한 결과, 모든 행정 분야에서 업무처리에 따르는 시간과 자원이 현저하게 절약돼 업무효율성이 대폭 향상된 것으로 조사됐다. 또 포스텍과 같이 대학의 전체 시스템을 혁신하면서도 단기간에 안정시킨 사례가 드물어 국제적으로도 ‘ERP 도입의 성공 사례’로 알려질 예정이어서 눈길을 끈다.
포스텍은 프로세스 혁신으로 통합, 스피드(speed), 정보공유를 통한 업무의 효율화를 추진하였다. 이 같은 혁신으로 △법인, 대학, 가속기연구소의 모든 업무가 하나의 시스템으로 통합돼 데이터 신뢰성이 향상되었고 △e-비즈니스 실현, 결재단계 축소, 실시간 정보 활용으로 업무처리가 빨라졌으며 △통계자료, 시설, 재무, 연구, 학사 등 자원의 정보공유로 전 구성원이 각자 필요한 업무를 직접 수행할 수 있게 됐다.
또 포스텍은 ERP를 도입한 지 몇 년이 지난 일반 기업들조차 시행하지 못하는 ‘D+1 결산(월 결산을 익월 1일까지 마무리 짓는 것)’을 도입 3개월 만에 전격 실시하는 ‘파란’을 일으키기도 했다.
‘D+1 결산’은 대학의 전 부문의 행정과 회계업무가 얼마나 효율적으로 이루어지고 있는지를 보여주는 척도로서 프로세스와 시스템의 효율성, 그리고 사용자들의 운영 수준을 보여 준다. 또 재무·원가 정보를 신속하게 제공할 뿐 아니라 예산 편성과 분석이 보다 정확하게 이루어질 수 있도록 하여 ‘계획 지향적’ 업무가 정착될 수 있도록 하는데도 매우 중요한 요소다.
이 같은 결산은 일반 기업에서도 프로세스와 시스템 미흡, 사용 미숙 등으로 인해 쉽게 실시할 수 없는 것이어서 포스텍의 성과가 더욱 주목을 받고 있다.
프로그램 구축 컨설팅사 중 하나인 SAP KOREA 관계자는 “D+1결산은 ERP를 도입하는 기업들이 빨리 실시하고자 노력하지만 실제로는 단기간에 실시하기 매우 어려운 제도”라며 “포스텍과 같이 3개월 만에 D+1 결산을 실시한 사례는 거의 찾기 힘들다”고 밝혔다.
법인, 대학, 가속기 별로 다른 코드를 사용해 무려 7만여 품목에 이르렀던 물품코드도 14,600품목으로 줄여 비용 정산과 관리의 용이성을 높였을 뿐 아니라 물품 구매 계약 단계도 14단계에서 9단계로 축소시켰다. 또 전자 구매시스템을 활용해 매년 3,000명에 이르던 공급사 직원 방문도 필요 없어졌다.
특히 프로세스 혁신 전의 연간 53만매에 달했던 계약이나 발주에 관련된 서류들 역시 사용할 필요가 없어져 자원을 획기적으로 절약할 수 있게 됐다.
연구중심대학으로서 가장 중시되는 연구과제 생성과정이 보다 간소해져 프로세스혁신 이전에 연간 1,400일, 1억6천1백만원이 소요되던 것이 현재 연간 350일, 4천만원으로 연간 1,050일의 시간이 단축됐을 뿐 아니라 비용면에서도 1억2천1백만원이 절감되는 성과를 거뒀다.
포스텍은 또, 국내 대학 최초로 학사관리 시스템에 ERP 시스템을 도입, 각 학생이 입학부터 졸업까지 포트폴리오를 직접 관리할 수 있게 함은 물론, 대학이 학생들의 정보를 통합적으로 관리하게 돼 등록금 처리기간이 40일에서 2일로, 학과별 졸업사정 처리도 30여일에서 3~4일 정도로 단축할 수 있게 됐다.
또, ERP 시스템을 제공한 SAP KOREA는 전 행정을 개혁하고도 단시간에 안정시킨 포스텍의 사례를 심층적으로 취재해 미국 본사에 ‘성공사례’로 보고할 예정이다.
권오상 SAP KOREA 마케팅 본부장은 “포스텍은 많은 사람들의 우려에도 불구하고 대학 행정 전반에 도입한 ERP시스템을 단시간 내에 안정화시켰다”며 “특히 첨단 기술을 사용해 성공적으로 안정화시켰다는 점 때문에 미국 본사에서 많은 관심을 가지고 있다”고 설명했다.
포스텍은 지난 2월, 프로세스혁신(PI·Process Innovation) 작업을 거쳐 ERP 솔루션을 바탕으로하는 새로운 대학운영시스템 ‘POVIS’를 선보였다. ‘POSTECH VISION INFORMATION SYSTEM’이란 의미를 가지고 있는 POVIS는 2020년 세계 20위권 연구중심대학으로 진입한다는 목표를 프로세스 혁신을 통해 앞당기겠다는 의미와 각오를 담고 있다.
포스텍은 ERP패키지로 다양한 ERP 솔루션 중 통합성과 기술개발력, 비용측면에서 강점을 가진 SAP 패키지를 선택했으며 포스데이타(일반행정부문 및 총괄 파트너사), SAP Korea(학사부문), A.T.KEARNEY(관리회계 및 연구수익 창출부문)를 ERP 구축 컨설팅사로 선정, ERP 구축 프로젝트를 진행했다.
대학의 모든 프로세스를 ‘고객과 가치창출의 관점’에서 재편성하며 기존의 대학행정 패러다임을 획기적으로 탈바꿈시킬 것으로 기대됐던 POVIS가 도입 6개월 만에 연구·학사·재무 등 대학행정 전반에서 안정화 단계에 들어섬에 따라 포스텍은 향후 프로세스 혁신과 함께 ERP를 도입하려는 다른 대학들, 나아가 해외 대학들의 새로운 ‘역할모델’이 될 것으로 기대된다.
한편, 포스텍은 14일 오후 1시 40분 포스코 국제관 1층 국제회의장에서 박찬모 총장, 이구택 이사장 등 보직자와 포스텍 전 구성원이 참석한 가운데 ‘POSTECH PI/ERP 성과보고회’를 개최한다.
포스텍이 POVIS 도입 6개월을 맞아 각 행정업무별로 프로세스 혁신과 ERP 도입에 따른 성과를 분석한 결과, 모든 행정 분야에서 업무처리에 따르는 시간과 자원이 현저하게 절약돼 업무효율성이 대폭 향상된 것으로 조사됐다. 또 포스텍과 같이 대학의 전체 시스템을 혁신하면서도 단기간에 안정시킨 사례가 드물어 국제적으로도 ‘ERP 도입의 성공 사례’로 알려질 예정이어서 눈길을 끈다.
포스텍은 프로세스 혁신으로 통합, 스피드(speed), 정보공유를 통한 업무의 효율화를 추진하였다. 이 같은 혁신으로 △법인, 대학, 가속기연구소의 모든 업무가 하나의 시스템으로 통합돼 데이터 신뢰성이 향상되었고 △e-비즈니스 실현, 결재단계 축소, 실시간 정보 활용으로 업무처리가 빨라졌으며 △통계자료, 시설, 재무, 연구, 학사 등 자원의 정보공유로 전 구성원이 각자 필요한 업무를 직접 수행할 수 있게 됐다.
또 포스텍은 ERP를 도입한 지 몇 년이 지난 일반 기업들조차 시행하지 못하는 ‘D+1 결산(월 결산을 익월 1일까지 마무리 짓는 것)’을 도입 3개월 만에 전격 실시하는 ‘파란’을 일으키기도 했다.
‘D+1 결산’은 대학의 전 부문의 행정과 회계업무가 얼마나 효율적으로 이루어지고 있는지를 보여주는 척도로서 프로세스와 시스템의 효율성, 그리고 사용자들의 운영 수준을 보여 준다. 또 재무·원가 정보를 신속하게 제공할 뿐 아니라 예산 편성과 분석이 보다 정확하게 이루어질 수 있도록 하여 ‘계획 지향적’ 업무가 정착될 수 있도록 하는데도 매우 중요한 요소다.
이 같은 결산은 일반 기업에서도 프로세스와 시스템 미흡, 사용 미숙 등으로 인해 쉽게 실시할 수 없는 것이어서 포스텍의 성과가 더욱 주목을 받고 있다.
프로그램 구축 컨설팅사 중 하나인 SAP KOREA 관계자는 “D+1결산은 ERP를 도입하는 기업들이 빨리 실시하고자 노력하지만 실제로는 단기간에 실시하기 매우 어려운 제도”라며 “포스텍과 같이 3개월 만에 D+1 결산을 실시한 사례는 거의 찾기 힘들다”고 밝혔다.
법인, 대학, 가속기 별로 다른 코드를 사용해 무려 7만여 품목에 이르렀던 물품코드도 14,600품목으로 줄여 비용 정산과 관리의 용이성을 높였을 뿐 아니라 물품 구매 계약 단계도 14단계에서 9단계로 축소시켰다. 또 전자 구매시스템을 활용해 매년 3,000명에 이르던 공급사 직원 방문도 필요 없어졌다.
특히 프로세스 혁신 전의 연간 53만매에 달했던 계약이나 발주에 관련된 서류들 역시 사용할 필요가 없어져 자원을 획기적으로 절약할 수 있게 됐다.
연구중심대학으로서 가장 중시되는 연구과제 생성과정이 보다 간소해져 프로세스혁신 이전에 연간 1,400일, 1억6천1백만원이 소요되던 것이 현재 연간 350일, 4천만원으로 연간 1,050일의 시간이 단축됐을 뿐 아니라 비용면에서도 1억2천1백만원이 절감되는 성과를 거뒀다.
포스텍은 또, 국내 대학 최초로 학사관리 시스템에 ERP 시스템을 도입, 각 학생이 입학부터 졸업까지 포트폴리오를 직접 관리할 수 있게 함은 물론, 대학이 학생들의 정보를 통합적으로 관리하게 돼 등록금 처리기간이 40일에서 2일로, 학과별 졸업사정 처리도 30여일에서 3~4일 정도로 단축할 수 있게 됐다.
또, ERP 시스템을 제공한 SAP KOREA는 전 행정을 개혁하고도 단시간에 안정시킨 포스텍의 사례를 심층적으로 취재해 미국 본사에 ‘성공사례’로 보고할 예정이다.
권오상 SAP KOREA 마케팅 본부장은 “포스텍은 많은 사람들의 우려에도 불구하고 대학 행정 전반에 도입한 ERP시스템을 단시간 내에 안정화시켰다”며 “특히 첨단 기술을 사용해 성공적으로 안정화시켰다는 점 때문에 미국 본사에서 많은 관심을 가지고 있다”고 설명했다.
포스텍은 지난 2월, 프로세스혁신(PI·Process Innovation) 작업을 거쳐 ERP 솔루션을 바탕으로하는 새로운 대학운영시스템 ‘POVIS’를 선보였다. ‘POSTECH VISION INFORMATION SYSTEM’이란 의미를 가지고 있는 POVIS는 2020년 세계 20위권 연구중심대학으로 진입한다는 목표를 프로세스 혁신을 통해 앞당기겠다는 의미와 각오를 담고 있다.
포스텍은 ERP패키지로 다양한 ERP 솔루션 중 통합성과 기술개발력, 비용측면에서 강점을 가진 SAP 패키지를 선택했으며 포스데이타(일반행정부문 및 총괄 파트너사), SAP Korea(학사부문), A.T.KEARNEY(관리회계 및 연구수익 창출부문)를 ERP 구축 컨설팅사로 선정, ERP 구축 프로젝트를 진행했다.
대학의 모든 프로세스를 ‘고객과 가치창출의 관점’에서 재편성하며 기존의 대학행정 패러다임을 획기적으로 탈바꿈시킬 것으로 기대됐던 POVIS가 도입 6개월 만에 연구·학사·재무 등 대학행정 전반에서 안정화 단계에 들어섬에 따라 포스텍은 향후 프로세스 혁신과 함께 ERP를 도입하려는 다른 대학들, 나아가 해외 대학들의 새로운 ‘역할모델’이 될 것으로 기대된다.
한편, 포스텍은 14일 오후 1시 40분 포스코 국제관 1층 국제회의장에서 박찬모 총장, 이구택 이사장 등 보직자와 포스텍 전 구성원이 참석한 가운데 ‘POSTECH PI/ERP 성과보고회’를 개최한다.
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