▲부산시설공단은 부산광역시의 주요 시설을 관리하면서 안전한 시민 생활을 책임지고 있는 시설관리 전문 공기업이다. 최근 차세대 통합정보시스템 구축으로 업무 혁신과 업무 효율 극대화에 성공했다. 사진은 부산광역시 부산진구에 위치한 부산시설공단 사옥 / 사진=부산시설공단
부산시설공단은 인구 333만의 대한민국 제2도시 부산광역시의 각종 도시 인프라 시설을 관리하면서 안전한 시민 생활을 책임지고 있는 시설관리 전문 공기업이다. 1992년 창립 이래 광안대로, 영도대교 등 교통시설, 자갈치시장 등 상가시설, 부산시민공원 등 공원시설을 비롯해 부산광역시의 28개 주요 시설을 관리하면서 안전하고 편리한 도시, 행복하고 윤택한 시민생활을 위해 힘쓰고 있다.
이처럼 방대한 업무를 문제없이 효과적으로 수행하기 위해서는 정보 시스템의 안정적인 뒷받침이 필수다.
부산시설공단의 정보화와 전사적자원관리(ERP) 시스템 운영을 맡고 있는 김병진 경영혁신실 차장은 “부산시설공단은 도로, 교량, 터널 등 교통시설을 비롯해 체육시설, 장치시설까지 수많은 시설을 관리하고 있어 직원이 1200명에 달하고 직종도 다양하다. 또 주 5일 근무하는 부서와 365일 운영해야 하는 부서가 섞여있는 등 업무마다 상이한 프로세스를 문제없이 운영할 수 있도록 뒷받침하는 것이 정보 시스템의 핵심 역할”이라고 말했다.
부산시설공단은 지난해 차세대 통합정보시스템(ERP) 구축을 완료하면서 정보 시스템의 기능과 역할을 한층 업그레이드했다.
부산시설공단은 앞서 2005년 선도적으로 통합정보시스템을 구축해 각각 운영되던 인사, 급여, 회계, 예산 업무를 통합하는 성과를 거뒀다. 하지만, 이후 15년간 활용하면서 쌓인 문제를 해소해야 할 필요성이 제기됐고, 2020년 차세대 시스템 구축을 통해 이를 해결하기로 결정했다.
김병진 차장은 “개별적으로 운영되던 인사, 급여, 회계 등의 업무를 통합하기 위해 통합정보시스템을 구축해 사용해왔는데, 15년 동안 업그레이드 없이 사용하다 보니 사용자 요구 사항을 충분히 반영하지 못하는 문제가 나타나 2020년 ERP 업그레이드를 결정했다”고 말했다.
2005년 영림원소프트랩의 ERP 시스템을 도입, 통합정보시스템을 구축했던 부산시설공단은 15년 만의 차세대 통합정보시스템 구축을 위해 다시 한 번 영림원소프트랩을 파트너로 선택했다.
영림원소프트랩이 부산시설공단에 공급한 ERP 시스템은 중견기업과 대기업용 ERP 시스템인 ‘K-시스템 에이스(K-System Ace)’를 기반으로 공공부문에 최적화된 업무 프로세스를 제공하는 ‘K-시스템 에이스 공공’이다. K-시스템 에이스 공공은 인사, 급여, 예산, 회계, 교육, 정보보안 등 다양한 업무 기능을 포함하고 있다.
영림원소프트랩은 자체 컨설팅 시스템 패키지를 기반으로 부산시설공단에 최적화된 ERP 시스템을 구축했다. 부산시설공단 ERP 시스템 프로젝트는 최신 현행 업무 최적화를 통한 수작업 최소화, 업무처리 자동화와 실시간 정보 공유, 외부기관 정보시스템과의 원활한 연계 시스템 구축을 목표로 진행됐다. 이 과정에서 다양한 공공기관 ERP 시스템 구축경험을 토대로 검증된 패키지 기반의 방법론을 적용했다.
부산시설공단은 근태, 인사, 예산, 지출 등을 ERP 패키지를 기반으로 추가 개발하는 방식으로 차세대 ERP를 구축했다. 예산, 지출은 거의 패키지를 그대로 사용했고, 근태와 인사는 기관의 특성을 반영해 추가 개발이 이뤄졌다.
▲부산시설공단의 정보화와 ERP 시스템 운영을 맡고 있는 김병진 경영혁신실 차장은 “차세대 통합정보시스템 구축을 통해 근태 관리에 소요되는 업무시간이 대폭 줄어드는 등 업무 효율이 크게 높아졌다”고 말했다.
부산시설공단은 현재 근태, 예산, 회계, 자산관리 등 업무 전반에 대해 차세대 통합정보시스템을 적용, 단위 업무간 연계와 업무 지원체계를 강화함으로써 업무 효율을 대폭 높이는 성과를 거두고 있다. 또 주요 업무를 전자결재나 업무포털, 국세청 PDF 파일 연동 등 공단에 필요한 내외부 시스템과 연계할 수 있게 돼 작업의 편의성과 효율성이 크게 향상됐다.
김병진 차장은 “근태의 경우 과거에는 일반, 시급 등 직군별로 개별적으로 관리했지만, 차세대 통합정보시스템을 적용한 뒤 하나의 시스템에서 모든 직원의 근태 관리를 할 수 있게 돼 업무시간이 대폭 줄어드는 등 업무 효율이 크게 높아졌다”고 말했다.
또 예산의 경우 단위 사업 예산과 프로젝트성 사업 예산 등 두 가지 예산 관리방식이 있는데, 영림원소프트랩의 ERP가 이를 모두 지원해 추후 예산 제도가 바뀌어도 유연하게 대체할 수 있게 됐다.
차세대 통합정보시스템 구축으로 관리 업무 역시 대폭 개선됐다.
김병진 차장은 “과거에는 필요한 애플리케이션을 PC에 설치해 액티브X 기반으로 운영했기 때문에 사용자 요구사항에 대해 관리자가 끊임없이 개입해야 했지만, 차세대 통합정보시스템 구축으로 웹브라우저만 있으면 업무 시스템에 접속할 수 있는 환경을 만들어 관리가 훨씬 편해졌다”고 말했다.
김 차장은 또 “영림원소프트랩 ERP를 기반으로 차세대 통합정보시스템을 구축한 뒤 그동안 산적했던 문제가 대거 해소됐고, 직원들이 많이 편리해하고 있다”고 덧붙였다.
부산시설공단은 또 차세대 통합정보시스템 구축 후 영림원소프트랩의 지원을 받아 직원들의 시스템 사용 교육을 강화해 활용도를 높이는데 중점을 뒀고, 추가 개발이 필요한 부분은 우선순위를 정해 개발을 진행하고 있다.
김병진 차장은 “유연근무 등 다양한 근무제도가 도입되고 있고 직원들도 점점 다양한 근무 형태를 요구하고 있어 계속 근태관리 이슈가 중요해지고 있다. 장기적으로 근태 부문을 중심으로 시스템 고도화를 고려할 것”이라고 말했다.
한편, 부산시설공단은 차세대 ERP 시스템을 구축할 때 시스템통합(SI)과 패키지 도입을 놓고 고민한 결과, 패키지가 유리하다고 판단했다고 한다.
김병진 차장은 “연말정산 등 매년 바뀌는 제도에 맞춰 시스템을 고쳐야 되는데, 공공기관이 자체적으로 대응하는 것이 부담스러울 수밖에 없는데, 패키지를 도입하하면 이 같은 변화에 손쉽게 대응할 수 있다. 물론 패키지는 기관의 상황에 맞춰 시스템을 수정하는데 제약이 있지만, 아주 규모가 큰 기관이 아니라면 패키지 도입이 합리적”이라고 말했다.
김 차장은 또 “지금도 광역시 이하의 작은 이런 공공기관들은 예산, 지출, 회계 등을 수작업으로 하는 경우가 있는데, 잘 만들어진 ERP 패키지를 도입하면 일시에 업무 혁신 효과를 거둘 수 있다고 생각한다”고 덧붙였다.
부산시설공단은 먼저 패키지 도입을 결정한 뒤 영림원소프트랩 ERP를 솔루션으로 선택했다. 영림원소프트랩 ERP를 사용하고 있어 데이터 이전 등에 따른 혼란을 줄일 뿐 아니라 기업의 신뢰성과 제품의 성능 등 여러 측면에서 영림원소프트랩 ERP가 적합했다는 게 부산시설공단의 설명이다.
김병진 차장은 “영림원소프트랩은 오랜 기간 ERP 사업을 하며 계속 성장해온 회사라는 점에서 회사에 대한 신뢰성이 높고, AS 대응에 대한 만족도도 높다”며 “이 같은 부분은 다른 공공기관에 영림원소프트랩 ERP를 추천할 수 있는 이유이기도 하다”고 말했다.
강동식 기자 lavita@datanews.co.kr
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